Alles eine Frage der Organisation
Bei kleinen wie großen Projekten kommen oft viele Arbeitsstunden zusammen, die zur Abrechnung in Zeiterfassungssyteme eingegeben und den jeweiligen Projekten oder einzelnen Phasen zugeordnet werden. Eine geeignete Outlook-Ergänzung erleichtert es seinen Nutzern erheblich, die verschiedenen Arbeitsschritte oder Vorgänge nachzuvollziehen. Einzelne Features, wie zum Beispiel die Zeiterfassung durch den Outlook-Kalender, laufen automatisch ab und können anschließend vom jeweiligen Benutzer modifiziert werden. Weitere Vorteile: Die Software integriert sich nahtlos in Outlook, ist leicht bedienbar und verfügt über eine übersichtliche Benutzerführung. Somit sind Infrastruktur und Technik bereits vorhanden. Zusätzliche Schulungen können somit kürzer ausfallen oder sind im Einzelfall sogar gar nicht mehr erforderlich. Auch bereits vorhandene Management- oder
Zeiterfassungssyteme lassen sich problemlos auf die neue Software umstellen. Bei 15 Benutzern in einer Projektgruppe genügt meist schon ein Tag für die Installation und anschließende Konfiguration. Aber auch eine schrittweise Einführung des Systems ist möglich. Projektmanagement hat viel mit Kommunikation zu tun – sowohl bei den einzelnen Parteien untereinander als auch im Umgang mit externen Mitarbeitern. Eine Software, wie die Firma InLoox sie anbietet, bildet hierfür die Grundlage: Eine Organisationssoftware, mit der alle Beteiligten gemeinsam einen Überblick über einzelne Projektphasen erhalten oder sich selbst einen Terminplan mit wichtigen Gesprächs- und Telefonterminen erstellen können. Hierzu sind nicht nur übersichtliche
Zeiterfassungssyteme nötig, sondern auch einzelne Features zu Projektplanung, -durchführung oder Kostenaufstellung. Die Software ermöglicht während des Projektes fortwährend den Überblick über Meilensteine, wichtige Kennzahlen, das Budget und den aktuellen Projektstand. Die Software unterstützt somit das gesamte Team bei allen Schritten des Projektmanagement: von der Definition über Planung und Durchführung, bis hin zu Kostenkontrolle und Nachbereitung.
