Höflichkeit gilt auch für E-Mails
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- 15.02.2008
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Das Internet ist eine feine Sache. Nirgendwo bekommt man schneller Informationen, lernt Leute einfacher kennen und hat so viele Möglichkeiten, sich selbst zu präsentieren.
Auch die E-Mail ist eine wunderbare Sache, da sie rascher geschrieben ist als ein Brief und den Empfänger auch sofort erreicht.
Doch Vorsicht – durch das fixe Versenden der elektronischen Post schleichen sich Fehler und oftmals auch Unhöflichkeiten ein. Denn so wie für das Papierformat gilt für E-Mails ebenfalls eine Art Knigge, der beachtet werden sollte. Es gibt zwar eine Tendenz, E-Mails salopper zu formulieren, dennoch sollten einige Dinge beachtet werden, denn schließlich soll Sie der Adressat auch verstehen.
Im Laufe der Jahre, die das Internet nun schon besteht, haben sich einige Regeln herauskristallisiert, die man beim Schreiben und Versenden von E-Mails beachten sollte:
Der Betreff sollte immer ausgefüllt und aussagekräftig sein, damit der Empfänger schon einmal weiß, um was es in der E-Mail geht. Man sollte aber dabei beachten, ihn nicht zu lang zu formulieren, da manche E-Mail- Programme nur eine begrenzte Zeichenanzahl für den Betreff haben.
Die Texte der E-Mail sollten wie bei einem Brief leserlich sein, was bedeutet, dass man den Text in sinnvolle Abschnitte unterteilen und ihn selbstverständlich auf Rechtschreibung und Grammatik prüfen sollte. Um dem virtuellen Gegenüber mitzuteilen, mit wem er kommuniziert, kann man die Signatur nutzen. Dort sollten die wichtigsten Dinge stehen wie Adresse und Durchwahl der Firma, sowie die Position des Absenders. Beim Antworten oder Weiterleiten der Mails ist darauf zu achten, dass man beim Zitieren keinen Datenwust mitschickt.
Es gilt die Regel: Nur soviel wie zur Verständlichkeit notwendig! Die zitierte E-Mail sollte dabei immer unter der Antwort stehen. Außerdem ist es wichtig, in der Betreffzeile jedes überflüssige Zeichen für Antwort und Weiterleitung zu löschen.
Natürlich gibt es noch viel mehr Regeln, an die man sich halten sollte, doch schon mit diesen wenigen kann man einiges erreichen. Generell gilt: Was dem Brief nicht schadet, kann für die E-Mail nicht schlecht sein. Das erleichtert die Kommunikation am Computer und macht sie verständlicher und angenehmer für beide Seiten.
Autor: gutefrage.net GmbH
