Briefe professionell nach DIN-Norm gestalten

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• 12.08.2008
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Wer personalisierte Briefe geschäftlich und in großer Stückzahl im Digitaldruck einer professionellen Druckerei produzieren und womöglich als Infopost verschicken lassen möchte, sollte einiges beachten, damit eine optimale Maschinenlesbarkeit gegeben ist.

Ein Geschäftsbrief, d.h. der Briefbogen, der in personalisierter Form einer Broschüre, einem Flyer oder anderen Printprodukten beiliegen kann, sollte nach folgenden Maßen gestaltet sein: 

Der Absender sollte 24,1 Millimeter von der linken und 109,7 Millimeter von der rechten Blattkante entfernt platziert sein. Nun folgen die Angaben ab der fünften Zeile von oben, d.h. 16,9 Millimeter von der oberen Blattkante entfernt. Dabei gilt: eine Zeilenhöhe beträgt 4,23 Millimeter. In der neunten Zeile von oben beginnt die Empfängerangabe. Das gesamte Empfängerfeld umfasst neun Zeilen, wobei die erste Zeile als Absenderangabe verwendet werden kann. In den folgenden drei Zeilen ist Platz für Besonderheiten wie Vorausverfügungen oder Ähnliches, ansonsten bleiben sie leer. Mit der eigentlichen Anschrift wird also erst in der vierten Zeile des Blocks gestartet. Die Reihenfolge gilt wie folgt: Zuerst zu lesen ist die Firmenbezeichnung, dann  die Kontaktperson, anschließend Straße, Postleitzahl und Ort. Leerzeilen gibt es im Empfängerfeld keine.
Ist der Briefkopf nach diesen Vorgaben gestaltet, geht es an das Platzieren aller weiteren Elemente, den eigentlichen Brief. Sie stehen grundsätzlich 24,1 Millimeter von der linken Blattkante entfernt. Einzige Ausnahme: das Datum, das 176,5 Millimeter entfernt steht. Es kann numerisch mit Mittelstrich (2008-5-15), numerisch mit Punkt (15.05.2008) oder alphanumerisch mit Punkt (15. Mai 2008) gegliedert werden. Weitere Aufzählungen oder Einrückungen beginnen immer 49,5 Millimeter von der linken Blattkante entfernt, zur rechten Blattkante muss mindestens 8,1 Millimeter Abstand eingehalten werden.

Sollte diese verwendet werden, so steht die Betreffzeile in der 24. Zeile, allerdings ohne als solche benannt zu werden, und auch ohne Unterstreichung. Nach der Betreffzeile folgen zwei Leerzeilen. Anschließend folgt die Anrede, die wiederum durch eine Leerzeile vom Fließtext abgehoben wird.

Der Fließtext beginnt also in der 29. Zeile von oben gerechnet, die Anrede in der 27. Zeile.

Es ist immer sinnvoll, den Fließtext selbst durch Leerzeilen zu gliedern, denn so wird für mehr Übersichtlichkeit gesorgt, und die Lust, sich mit dem Text zu befassen, ist von Anfang an viel größer als beim Anblick einer massiven Bleiwüste. Diese Faustregel gilt übrigens für alle Printprodukte, ob Flyer, Broschüre, Visitenkarten, Bücher oder anderes:  Leerzeilen sind, sinnvoll gesetzt, immer ein überzeugendes Gestaltungsmittel. Auch am Ende eines Brieftextes wird die abschließende Grußformel durch eine Leerzeile vom Fließtext abgesetzt.

Auch die Unterschrift wird mithilfe mehrerer Leerzeilen abgesetzt. Nach der handschriftlichen Unterschrift und dem ausgeschriebenen Name des Unterzeichnenden können sich noch Anlagevermerke anschließen. Auch sie werden von einer Leerzeile eingeleitet.

Josephine Hufnagel 

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