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Sicherheit im Büro

Manchmal lassen sogar eigentlich ehrliche Menschen ihre moralischen Bedenken zu Hause, wenn sie in die Arbeit gehen. Menschen, die nicht einmal im Traum an Ladendiebstahl denken würden, nehmen es manchmal nicht mehr so genau, wenn es um Gelegenheitsdiebstahl im Büro geht. Hier mal einen Kugelschreiber und da mal einen Notizblock zum Malen für die Kinder erscheint ihnen nicht so schwerwiegend. Und tatsächlich würden auch nur wenige Kollegen etwas dagegen sagen, falls sie Zeugen davon würden.
Aber wo genau verläuft in Hinblick auf die Sicherheit im Büro die Grenze zwischen dem, was OK ist, und dem, was nicht OK ist? Ist es in Ordnung, einen Stift vom Schreibtisch eines Kollegen „auszuleihen“, mit der vagen Absicht, ihn zurückzugeben? Wenn zu Hause das Druckerpapier knapp wird, ist es vertretbar, ein paar Blatt aus dem Büro mitzunehmen? Und wenn das so ist, ist es nicht einfach nur Karma, wenn Sie eines Tages von der Mittagspause zurückkommen und Ihr iPod weg ist?
Ein Hauptproblem in der heutigen Bürolandschaft ist, dass viele von uns flexibel an wechselnden Schreibtischen arbeiten müssen. Das bedeutet meist, dass wir keine abschließbaren Schubladen besitzen, in denen wir Wertsachen oder vertrauliche Unterlagen aufbewahren können. Jedes Unternehmen sollte deshalb Schließfächer zur Verfügung stellen, um zu verhindern, dass jemand überhaupt erst durch herumliegende Gegenstände in Versuchung geführt wird, etwas zu tun, woran er normalerweise nie denken würde.
Im Hinblick auf das geistige Eigentum des Unternehmens sollte es klare und für jeden verbindliche Sicherheitsbestimmungen geben, die beispielsweise vorschreiben, dass vertrauliche Unterlagen jeden Abend von den Schreibtischen verräumt werden müssen oder dass nicht mehr benötigte Dokumente im Aktenvernichter entsorgt werden müssen. Dabei muss darauf geachtet werden, dass es sich um ein hochwertiges Gerät mit einer entsprechend hohen Sicherheitsstufe handelt, sodass eine nachträgliche Rekonstruktion der vernichteten Dokumente unmöglich ist. Unternehmen sollten immer zu einem Profi-Gerät, beispielsweise von Rexel, greifen. CD-ROMs und Speichermedien, die vertrauliche Informationen enthalten, sollten immer in verschlossenen Schubladen aufbewahrt werden, wenn sie nicht benötigt werden. Außerdem sollten alle Mitarbeiter angewiesen werden, Computer vor dem Verlassen des Büros komplett herunterzufahren, und niemals ihre Passwörter zu notieren. Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, wird außerdem empfohlen, einen Datenschutzbeauftragten zu ernennen, der sich stets über neue Gefahren auf dem Laufenden hält und dafür sorgt, dass entsprechende Sicherheitsmaßnahmen eingehalten werden.

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