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Was tun mit alten Dokumenten im Betrieb?

In kleineren und größeren Betrieben ist es mit der Zeit oft notwendig, alte Akten und Daten zu vernichten. Denn schließlich sollen Informationen und Kundendaten nicht in die Hände Dritter geraten. Das wäre nicht nur peinlich für den eigenen Betrieb, sondern auch eine Verletzung des Gesetzes. Es gibt zwar die Möglichkeit, Akten mit Papier zum Beispiel im Papiermüll zu entsorgen, jedoch sollten die Daten vollständig vernichtet werden. Hierzu gibt es verschiedene Möglichkeiten.

 

Früher hat man beispielsweise einen so genannten Feuerkorb verwendet. Papier und Akten wurden in diesem Korb hineingelegt und auf klassische Art und Weise mit offenem Feuer verbrannt. Das ist allerdings nicht nur gefährlich, sondern auch viel zu umständlich. Denn heutzutage gibt es glücklicherweise Geräte, die Papier und andere Daten mit einem Knopfdruck vernichten können.

Elektrische Datenvernichter sind fast in jedem Betrieb zu finden. Die Archivvernichtung mit modernen Geräten erfolgt ganz komfortabel und einfach. Außerdem hat sie den Vorteil, dass das Papier im Gegensatz zur Verbrennung wieder recycelt werden kann. Neuere Geräte schaffen es auch, andere Datenträger wie zum Beispiel CDs oder DVDs zu zerschreddern.

Man unterscheidet bei den Aktenvernichtern fünf Sicherheitsstufen, die in Deutschland zum Einsatz kommen. Im Alltag kommen auch die Stufen 1-3 zum Einsatz. Sie unterscheiden sich dadurch, dass sie Papier unterschiedlich zerkleinern. Bei der Sicherheitsstufe fünf wird das Papier regelrecht zu Staub zermahlen. Das ist allerdings in vielen kleineren Betrieben nicht nötig, da die Archivvernichtung lediglich die ersten beiden Stufen benötigt. Nur besonders vertrauenswürdige Dokumente erfordern die Stufe drei. Letztlich muss aber jeder Betrieb für sich entscheiden, welche Sicherheitsstufen er benötigt.

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